"Récolter, analyser, compléter et saisir : des datas pour des droits" par Anne-Lise Remacle

Qui fait quoi ? : Le service de la documentation

Le service de documentation, formé de sept personnes dont le champ d’action est réparti entre Scam et SACD, veille avec un soin d’horloger à l’exactitude des informations collectées auprès de diverses sources (sur les auteurs, leurs œuvres et les exploitations qui en sont faites), afin de les incorporer aux bases de données internes permettant la gestion des droits.

« À partir du moment où un auteur devient membre d’une de nos sociétés, il est nécessaire que nous rassemblions toutes les informations qui le concernent mais aussi toute la signalétique de ses œuvres, champ par champ, donnée par donnée. Le cœur de notre travail, c’est la gestion de bases qui, à terme, permettront de calculer les droits d’auteurs avec précision. Nos fonctions sont donc en connexion directe avec celles du service de répartition », nous explique Benjamin Scraeyen, chef de service et par ailleurs chargé de cours à l’institut Lallemand en section bibliothécaire-documentaliste, où il a pu recruter quelques-un.e.s de ses collaborateur.trice.s.

Ariane, Audrey, Aïcha, Chloé, Fabio et Thomas sont les chevilles ouvrières chargées de traiter les différents éléments qui composent un dossier auteur ou œuvre ; éléments qui vont permettre in fine la répartition de droits. Ce service, s’il paraît de prime abord aussi secret que celui de The It Crowd, a donc un rôle essentiel !

Ariane Lejeune s’occupe du domaine de l’écrit (reprographie), Chloé Van Beverenen est en charge de l’audiovisuel du côté néerlandophone, Fabio Penta de l’audiovisuel pour la Scam, Audrey Gilson se concentre sur l’audiovisuel pour la SACD, tandis que Thomas Depryck se charge du secteur de la radio pour la Scam et la SACD. Aïcha Anerhour, quant à elle, gère les déclarations d’œuvres en lien avec les adhésions et/ou qui nécessitent une expertise plus poussée, afin de déterminer le partage de droits.

La régularité et la minutie sont les deux superpouvoirs dont peuvent se réclamer ces employés, fourmillant à bon escient entre les datas. Dans un premier temps, réceptionner les déclarations, les vérifier et les compléter, en contactant soit les auteurs soit le service qui leur est dédié, constitue leur gymnastique de travail. L’étape suivante consiste à collecter les informations de diffusion des œuvres auprès des opérateurs belges (télévision, radio, etc.), et puis à faire la connexion entre les deux axes de cette base de données pour connaître les montants qui pourront être répartis entre les auteurs.

« Par saison, je traite une bonne centaine d’auteurs. Du côté des œuvres, on n’est pas loin du millier. On parle essentiellement d’œuvres quotidiennes, mensuelles ou avec une certaine périodicité, comme les chroniques ou les sketchs », affirme Thomas Depryck, mais cette jauge vaut aussi pour les autres membres du service.

À l’heure où les déclarations se dématérialisent (l’outil en ligne ne cesse d’améliorer sa fréquentation et son efficience), le service s’attelle par ailleurs à accompagner les auteurs dans leurs démarches et prend le temps d’uniformiser les données qu’il reçoit. Parallèlement à ces missions, Fabio Penta fournit aussi à l’ensemble des autres services – et le geste est apprécié – un panorama de presse culturelle (à travers les sources papier et numérique), ainsi qu’une analyse de l’actualité littéraire.

Pour aller plus loin :

. lire le Magazine des Auteurs et des Autrices #6 : A suivre... les séries